À retenir
Un établissement regroupe les informations administratives de votre structure.
Un lieu correspond à un endroit où vous accueillez des personnes ou réalisez une action.
Un établissement peut contenir plusieurs lieux.
Quelle est la différence entre un établissement et un lieu ?
Avant de créer vos fiches, il est important de distinguer ces deux notions.
L'établissement
Un établissement représente votre structure d'un point de vue administratif.
Il contient notamment :
les informations sur votre association ;
les coordonnées ;
les informations bancaires ;
les services concernés par cet établissement.
Ces informations sont utilisées lors de la génération des courriers, attestation et facture ; il convient de compléter les données dans la fiche établissement pour les voir apparaître dans les courriers.
Nota Bene :
Si vous avez des coordonnées différentes pour vos différents services (email, numéros de téléphone), vous devez créer deux fiches établissement avec leurs informations respectives. Par exemple : Association de Démo (MF) et Association de Démo (ER)
Liste des établissements :
À retenir
Si votre association ne possède qu'une seule structure administrative, vous n'aurez généralement besoin que d'un seul établissement.
Le lieu
Un lieu correspond à un endroit physique où se déroulent vos activités.
Par exemple :
vos locaux ;
une antenne ;
une salle de médiation ;
une permanence en mairie ou au tribunal ;
tout autre lieu dans lequel vous recevez des personnes.
Chaque lieu est obligatoirement rattaché à un établissement.
Liste des lieux :
Désactiver un établissement ou un lieu
Si un établissement ou un lieu n'est plus utilisé, vous pouvez le passer Inactif. Il n'est pas recommander de le supprimer.
Ainsi :
il n'apparaîtra plus dans les listes de menus déroulants ;
les anciens dossiers conservent leur historique.
Fusionner des lieux en doublon
Après une migration ou une réorganisation (ou tout simplement une erreur de saisie), il est possible que plusieurs fiches correspondant au même lieu soit présente dans Data House.
La fonction Fusionner permet de :
regrouper deux fiches ;
conserver les dossiers existants ;
éviter les doublons dans vos statistiques.
Bouton "fusionner" :
Fenêtre de sélection de la valeur cible :
Utilisation dans les dossiers
Lorsque vous créez un dossier ou un événement, D•crypte vous propose automatiquement les établissements et les lieux correspondant au service sélectionné.
Si votre structure ne possède qu'un seul établissement ou un seul lieu ces champs peuvent être masqués automatiquement afin de simplifier la saisie.
